外观
文档
「文档」是每个人自己的文档树，用于撰写页面、多人协同编辑与分享。每位成员拥有固定名称为「我的文档」的个人文档库，别人分享给你的页面会出现在「与我共享」中。组织管理员也无法查看你未分享的个人文档。
谁能用
组织未自管业务角色时，默认权限分配如下：
| 权限点 | 默认谁有 | 能做什么 |
|---|---|---|
| 「使用文档」 | 成员、分析员、审计员 | 打开、搜索、导出自己的文档，以及别人分享给自己（或自己所在部门、角色、全员）的页面 |
| 「编辑文档」 | 成员 | 在自己有「编辑」级别的页面上改正文、新建子页面、排序 |
| 「分享文档」 | 成员 | 在自己有「管理」级别的页面上改谁可以访问、移动、移到回收站、恢复 |
文档应用没有「新建知识库」和「知识库管理员」权限。每位成员自动拥有一个个人库，在自己的界面中固定名为「我的文档」；别人查看时显示为某某的文档（未设置姓名时显示为「共享的文档」）。个人库不能改名、不能删除、不能归档。
页面访问级别分为四级（与知识库相同）：「可查看」「可评论」（邀请下拉中暂未提供此项）「可编辑」「可管理」。你的有效操作能力必须同时满足权限点与页面访问名单级别。
权限控制特性：
- 无管理员越权：组织管理员、审计员、知识库管理员都不能打开你未分享的个人文档。未获授权的人访问时，统一提示「页面不存在，或你没有查看权限」。
- 彻底删除限制：被分享的成员可以按级别编辑或管理页面（包括在原文档树内移动页面、移到回收站）；但只有文档的主人可以彻底删除页面。非主人尝试彻底删除时，系统提示「只有文档的主人可以彻底删除；它会留在回收站里，主人可以恢复」。
- 主人管理权保全：设置限制访问时，文档主人永远保有「可管理」级别，避免把自己锁在文档之外。
- 助手权限隔离：助手只读你在名单内有权访问的页面；涉及写操作时会生成草稿或要求你确认。
怎么打开
- 在工作台进入「知识与文件」套件，点击「文档」标签。在套件中本应用为可选应用（用途为「个人与协作文档」）。
- 在浏览器中直接输入地址访问：
https://doc.apps.{你的域名}/。
进入应用后，可从侧栏打开主页、某篇页面、搜索或回收站。没有单独的知识库首页。在手机或窄屏设备上访问时，分享弹窗会自动切换为底部面板显示。
界面一览
- 1「新建文档」：直接放进「我的文档」顶层
- 2「更多新建方式」：Word / Excel / 模板 / 导入
- 3范围：「全部」「我的文档」「与我共享」（侧栏树也有「我的文档」）
- 4「文档」主页：没有知识库卡片区
- 5「最近编辑」
- 1面包屑根：「我的文档」
- 2标题：占位为「无标题」
- 3「分享」：把这篇文档给同事
| 页面 / 区域 | 主要内容与功能 |
|---|---|
| 侧栏 | 顶部标题为「文档」；包含「主页」入口；提供「最近」与「收藏」快捷分类；文档树分为「我的文档」与「与我共享」两个分组；底部提供「回收站」与「设置」入口。 |
| 「我的文档」树 | 展示你拥有的全部个人文档层级。右键或行菜单支持新建子文档、重命名、复制页面、移动到…、移到回收站。 |
| 「与我共享」树 | 展示同事分享给你的文档（侧栏最多展示约 50 条）。行菜单支持「重命名」（点击打开页面）、「复制链接」、「收藏」/「取消收藏」；有管理权时支持「移到回收站」；不提供「复制页面」与「移动到…」。 |
| 「主页」 | 标题为「文档」（无知识库卡片区）。右上角提供「新建文档」按钮与「更多新建方式」下拉菜单；包含「最近访问」「最近编辑」「收藏」三个页签；提供「全部」「我的文档」「与我共享」范围筛选；提供「按标题筛选」输入框；列表展示页面标题与所属文档（「我的文档」或某某的文档 · 时间）。 |
| 页面编辑页 | 面包屑根节点为「我的文档」或某某的文档，点击可返回主页；标题占位符为「无标题」；标题上方悬停可操作「添加图标」「添加封面」；顶栏包含「分享」、星标「收藏」/「取消收藏」与「…」菜单；无保存按钮，支持实时合并协同编辑；正文支持斜杠菜单与 @ 提及；底部展示「子页面」与「被提及于」（分组名为「文档」）。 |
| Office 页面 | Word、Excel、PowerPoint 在线编辑页。顶栏提供「下载」，PowerPoint 另有「放映」；「…」菜单提供「重命名」与「移到回收站」；只读状态显示「只读」。 |
| 「搜索」 | 标题为「搜索」，输入框占位符为「输入关键词」，右侧提供「搜索」按钮。界面提示「输入关键词后按回车。也可以在任何地方按 ⌘K 快速查找页面标题。」。无「全部知识库」下拉。 |
| 「回收站」 | 标题为「回收站」，说明默认保留 30 天，之后自动彻底删除；提供返回链接「返回文档」；列表支持「恢复」与「彻底删除」。 |
| ⌘K 快速查找 | 全局按 ⌘K 呼出，支持快速搜索标题与正文；内置快捷动作包含「新建文档」「全文搜索」「打开回收站」（不含知识库相关动作）。 |
常用操作
新建空白文档
- 在主页点击右上角「新建文档」，或点击「更多新建方式」选择「文档」，或在空态页面点击「新建一篇文档」。
- 系统直接在「我的文档」顶层生成新页面，不会弹出选择知识库对话框。
- 侧栏树「我的文档」下出现新行，光标自动停在标题输入框。
- 输入标题与正文。系统实时自动保存，无需手动点击保存。
新建与导入 Office 文档
- 新建 Office 文档：在主页点击右上角「更多新建方式」，选择「Word 文档」、「新建 Excel 表格」或「新建 PowerPoint 演示文稿」。创建过程中按钮显示「正在创建…」。创建后直接进入在线编辑界面，在顶栏点击「下载」可导出文件。
- 导入 Office 文档：在主页点击右上角「更多新建方式」，选择「导入 Word 文档…」、「导入 Excel 表格…」或「导入 PowerPoint 演示文稿…」。
- 从本地选取文件并上传。
- Word 文档最大支持 40 MB。
- Excel 表格最大支持 40 MB。
- PowerPoint 演示文稿最大支持 100 MB。
- 导入完成后自动打开文档，可在线协同编辑或随时「下载」。
注意
受密码保护的文件暂不能导入。若文件格式异常或损坏，系统会提示无法读取该文件。
从模板新建文档
- 1对话框：新文档放在「我的文档」顶层或当前文档下
- 2「会议纪要」模板
- 3「操作手册」模板
- 4「制度」模板
- 在主页点击「更多新建方式」选择「从模板新建…」，或在正文为空的页面点击「用模板开始」，或在主页空态点击「从模板新建」。
- 系统弹出「从模板新建文档」对话框，提示新文档将放在当前文档下或「我的文档」顶层，并继承那里的权限。
- 选择所需的内置模板：
模板名称 内容与结构 「会议纪要」 记录时间、参会人、议题、结论与待办 「项目主页」 整理目标、范围、里程碑、成员与风险 「操作手册」 规范适用范围、前置条件、步骤与回滚 「制度」 说明目的、适用范围、条款与生效日期 「常见问题」 整理常见问题与解答 「复盘」 总结背景、过程、做得好的、可改进的与行动项 - 点击模板卡片，卡片显示「正在新建…」，新建完成后自动打开该文档。
分享文档与管理访问名单
- 1「分享」：打开访问名单
- 2搜索成员、部门或角色
- 3「邀请」：把选中的人加进名单
- 4「仅以下成员可访问」：不再继承上级权限
- 5「复制链接」：发给同事
- 打开需要分享的文档，点击右上角「分享」。
- 在搜索框输入成员、部门或角色名称进行查找。
- 在下拉菜单中选择访问级别，可选「可查看」「可编辑」「可管理」。
- 点击「邀请」。若调整影响到子页面或权限名单，系统会预演影响范围，确认无误后点击「确认」。
- 若要取消公开继承并仅对特定人员开放，打开「仅以下成员可访问」开关。开启后页面不再继承「我的文档」默认权限，但文档主人始终保留「可管理」级别。
- 点击面板底部的「复制链接」，系统提示「已复制链接」，你可以将链接发送给同事。
- 被分享人登录后，该文档会出现在其侧栏的「与我共享」列表中。
移动文档
- 在侧栏「我的文档」树中，找到你需要调整层级的页面。
- 点击页面行菜单选择「移动到…」，或直接在树中按住拖拽到目标父页面下。
- 确认移动。子页面会一并移动，并随新位置继承权限（已限制访问的页面保持原名单）。
注意
个人文档只能在同一个人的「我的文档」树内部移动，无法移入他人的个人文档中。若尝试跨成员移动，系统将提示「文档只能在同一个人的文档里移动」。「与我共享」分组下的文档不支持移动。
复制、导出与打印
- 复制页面：在侧栏「我的文档」树中点击页面行菜单，选择「复制页面」。系统将复制该页面的正文与图标并在同级生成副本。「与我共享」中的页面不提供复制功能。
- 复制为 Markdown：点击页面右上角「…」菜单，选择「复制为 Markdown」。系统提示「已复制为 Markdown」，正文内容以 Markdown 格式写入剪贴板。
- 打印：点击页面右上角「…」菜单，选择「打印」即可调起浏览器打印。
- 下载 Office 文件：在 Word、Excel、PowerPoint 页面顶栏点击「下载」，可将文件导出到本地。
收藏、图标与版式
- 收藏页面：点击页面右上角星标，或在页面行菜单中点击「收藏」。页面会同步出现在侧栏「收藏」及主页「收藏」页签中。再次点击星标或在菜单中选择「取消收藏」可取消收藏。
- 设置图标：将鼠标悬停在页面标题上方，点击「添加图标」。支持按关键词搜索、按分类（「像素」「医疗」「Emoji」）浏览、点击「随机」选取，或点击「移除」清除图标。已有图标点击可「更换图标」。
- 设置封面：将鼠标悬停在标题上方，点击「添加封面」。支持在预设分类中选择，或点击「上传图片」上传自定义封面。已有封面可点击「更换封面」或「移除」。
- 切换版式：点击页面右上角「…」菜单，在版面选项中选择「标准宽度」或「全宽」。
移到回收站
- 在页面右上角点击「…」菜单选择「移到回收站」，或在侧栏页面行菜单中点击「移到回收站」。
- 系统弹出确认提示，说明移到回收站后所有人将立即无法打开，30 天内可恢复。若页面包含子页面，子页面将一并移入。
- 点击确认。系统提示「已移到回收站」。
提示
对于「与我共享」中的页面，只有被授予了「可管理」级别的成员才能将其移到回收站。
恢复与彻底删除
- 在左侧导航底部点击「回收站」。
- 恢复文档：找到需要恢复的页面，点击「恢复」。系统提示「已恢复」。如果文档原来的上级页面已被删除，恢复后的文档将自动放置在「我的文档」的顶层。
- 彻底删除：找到需要彻底清除的文档，点击「彻底删除」。系统弹出确认提示，说明页面、历史版本和图片将被删除且无法恢复。确认后彻底清除。
危险
彻底删除操作不可撤销！彻底删除后，文档内容、历史版本及附件图片将永久清除。 只有文档的主人拥有「彻底删除」权限。其他拥有管理权的成员尝试彻底删除时，系统会提示「只有文档的主人可以彻底删除；它会留在回收站里，主人可以恢复」。
查看与恢复历史版本
- 在页面右上角点击「…」菜单，选择「页面历史」。
- 历史面板展示各个历史版本记录（包含自动保存、手动保存、恢复前等版本类型）。每篇文档最多保留 100 个版本。
- 手动保存快照：在面板中输入「版本名称（可选）」，点击「保存版本」。
- 恢复版本：在列表中点击目标版本查看内容，点击「恢复此版本」。系统弹出确认提示，说明当前正文会先自动存为一个版本，确认后页面立即恢复到所选版本。
状态说明
文档应用的状态流转主要包括页面生命周期、共享状态与访问权限：
页面生命周期：
正常 ⇄ 回收站（保留 30 天，可恢复） → 彻底删除（仅主人可操作，不可恢复）
共享状态：
未分享（仅个人可见） → 已分享（出现在受邀人的「与我共享」中） → 撤销分享（受邀人失去权限）
访问控制：
继承「我的文档」默认权限 ⇄ 仅以下成员可访问（独立名单，主人保留管理权）| 状态类别 | 状态名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 页面生命周期 | 正常 | 处于文档树中，可正常查看与编辑。 |
| 页面生命周期 | 回收站 | 所有人立即无法打开。在回收站保留 30 天，期间拥有管理权的人可「恢复」，主人可「彻底删除」。逾期后系统自动彻底删除。 |
| 访问控制 | 继承权限 | 页面继承个人库「我的文档」的默认权限规则。 |
| 访问控制 | 「仅以下成员可访问」 | 断开默认继承关系，仅指定的成员、部门或角色可访问。文档主人始终保留「可管理」级别。 |
| 协同状态 | 「正在连接…」/「正在同步…」 | 正在建立协同连接或正在同步编辑数据。 |
| 协同状态 | 「只读」 | 协同连接受限或页面过大时的只读保护状态。 |
让助手帮你做
你可以呼出助手，通过自然对话管理个人文档。助手只能读取你在名单内有权访问的页面。涉及修改、移动、删除等写操作时，助手会生成草稿或等待你确认。
你可以对助手说：
在我的文档里新建一篇会议纪要 把周报末尾追加一段待办 分享给李四可编辑 从回收站恢复那篇 把被分享的通知关掉 用会议纪要模板新建一页
说明
助手无法执行以下操作：创建知识库、读取别人未分享的个人文档、替文档主人彻底删除文档、从本地上传导入 Office 文件或直接上传图片。
设置
在侧栏底部点击「设置」，可以管理当前账号在文档应用中的通知偏好。文档应用的通知偏好独立保存，与知识库的通知设置互不影响。
| 设置项 | 作用 | 取值 | 默认值 | 谁能修改 |
|---|---|---|---|---|
| 「被分享」 | 同事将文档分享给你时，是否在工作台消息中心接收通知（界面说明：「文档分享给我」） | 开 / 关 | 开 | 成员本人 |
| 「被提及」 | 有人在文档页面中 @ 你时，是否在工作台接收通知（界面说明：「有人在页面里 @ 我」） | 开 / 关 | 开 | 成员本人 |
| 页面版式 | 控制页面正文的显示宽度 | 「标准宽度」/「全宽」 | 标准宽度 | 拥有该页面编辑权限的人 |
说明：
- 个人库固定名为「我的文档」，不支持修改名称，也不支持删除或归档。
注意事项
- 数量上限：每位成员最多创建 20 000 篇文档。文档与知识库共用同一套数量上限：目录树层级深度最多 12 层，同级最多 1 000 个子页面，单页访问名单最多 100 条，每页历史版本最多 100 版，单页最多插入 200 张图片且单张图片不超过 10 MB。
- 共享列表显示限制：侧栏「与我共享」树状列表中最多显示约 50 条页面；查看更多共享文档请在主页将范围筛选切换为「与我共享」。
- 严格私密隔离：组织管理员、审计员和知识库管理员均无法查看成员未主动分享的个人文档。
- 禁止跨人移动：文档只能在同一位成员的个人文档树内移动，无法将文档移入其他成员的文档树中。
- 彻底删除权限：回收站中的文档只有原主人能够彻底删除。被分享人即使拥有管理权也只能移入回收站或恢复，无法彻底删除。
- 回收站保留天数：移入回收站的文档保留 30 天，逾期后系统将自动彻底删除。
- Office 导入规格：Word 与 Excel 文件大小上限为 40 MB，PowerPoint 文件大小上限为 100 MB；受密码保护的文件无法导入。
- 无保存按钮：文档正文实时自动保存并同步多方改动，离开页面前无需寻找保存按钮。
目前不支持
- 行内评论（邀请下拉中暂无「可评论」选项）。
- 离线缓存。
- 用户自建模板（目前仅提供 6 种内置系统模板）。
- 收藏列表拖拽自定义排序。
- 侧栏「与我共享」树不实时订阅他人的目录改动，刷新可能稍有延迟。
常见问题
组织管理员能看到我未分享的个人文档吗？
不能。文档应用严格保障个人文档的私密性，组织管理员、审计员和知识库管理员都没有越权查看权限。只要你没有主动将文档分享给他们，他们访问该文档链接时只会提示「页面不存在，或你没有查看权限」。
为什么无法将别人分享给我的文档移动到「我的文档」里？
文档只能在同一个成员的文档树内部移动。系统不允许跨人移动，不能将他人分享的文档移入自己的文档树，也不能将自己的文档移入他人的文档树。若尝试操作，系统会提示「文档只能在同一个人的文档里移动」。
同事分享给我的文档，我能将其彻底删除吗？
不能。即使你在该页面上拥有「可管理」级别，你也只能将其移到回收站或从回收站恢复。彻底删除必须由文档的主人亲自执行。非主人点击彻底删除时，系统会提示「只有文档的主人可以彻底删除；它会留在回收站里，主人可以恢复」。
为什么侧栏「与我共享」里没有列出所有分享给我的文档？
侧栏「与我共享」树状目录出于展示性能考虑，最多只展示约 50 条文档。如果别人分享给你的文档较多，你可以进入文档主页，将范围筛选切换为「与我共享」，即可浏览全部共享文档，也可以直接使用顶部搜索栏按标题筛选。
文档应用与知识库应用有什么区别？
知识库是组织公共的知识沉淀空间，面向团队与部门公开协作；而「文档」是专属于成员个人的文档树，默认仅自己可见，支持按需分享给指定同事。两者的文档树和存储完全独立，互相引用时会分别归入「被提及于」的「知识库」与「文档」分组，通知设置也分别独立管理。